Kun tuhansia ihmisiä kokoontuu samalle alueelle, on järjestäjien huolehdittava paitsi alueen toimivuudesta myös turvallisuudesta. Siksi ennen Louna-Jukolan alkua on järjestäjien käytävä läpi tiheä lupaviidakko ja tehtävä yhteistyötä poliisin ja pelastuslaitoksen kanssa.
– Tärkein yksittäinen viranomaislupa on Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä, johon tulee lähes 30 eri liitettä, Louna-Jukolan turvallisuuspäällikkö Sanna Simonen kertoo.
Ilmoitus sisältää muun muassa sellaisia liitteitä kuin maanomistajan suostumus, kartat, luettelo järjestyksenvalvojista sekä pelastus-, liikenteenohjaus- ja jätehuoltosuunnitelmat. Ilmoituksen ulkopuolisia lupia ovat muun muassa musiikinesittämislupa, vesihuoltosuunnitelma ja tienvarsimainokset.
Lupia haetaan paitsi Varsinais-Suomen poliisilaitokselta myös pelastuslaitokselta, ELY-keskukselta ja kunnan eri lautakunnilta.
Viime tippa ei kannata
Ulkopuolisen korvaan luvanhakuprosessi kuulostaa monimutkaiselta ja työläältä.
– Se riippuu hyvin paljon siitä, kuinka hyvin ennakkovalmistelut on tehty. Me aloimme tehdä yhteistyötä poliisin ja pelastuslaitoksen kanssa jo vuosi sitten, Simonen kertoo.
– Tietysti asioita helpottaa se, että meillä on valmis pohja edellisiltä vuosilta. Siitä näkee hyvin, mitkä luvat pitää hakea ja miten asia valmistella.
Viime tippaan ei lupahakua kannata jättää, sillä esimerkiksi rakennuslupapäätöksistä vastaava kunnan rakennuslautakunta kokoontuu vain kerran kuussa, ja siksi luvan saannissa saattaa kestää 2–3 kuukauttakin. Yleisesti ottaen lupien saanti ei kuitenkaan ole hankalaa.
– Mitään lupaa ei ole hankala saada, jos täyttää määräykset, Simonen tiivistää.
Ilmoitusta yleisötilaisuudesta ei toimiteta yhtenä suurena paperipinkkana ennen tapahtumaa.
– Versioita eri liitteistä jätetään ja täydennetään jatkuvasti. Kokoustamme esimerkiksi pelastusviranomaisten kanssa koko ajan, Simonen kertoo.
Se on jo tässä vaiheessa selvää, että Louna-Jukolan onnistuminen ei jää byrokratiasta kiinni.
– Kaikki lupa-asiat ovat jo oikein hyvällä mallilla, Simonen vahvistaa.
Jukolan tilapäinen leirintäaluekin on luvanvaraista toimintaa.
