Hälvälässä elokuun puolivälissä pidetty järjestelytoimikunnan kokous keräsi paikalle valiokuntien vastuuhenkilöitä ja muun muassa Hälvälän aluetta hallinnoivan Puolustusvoimien edustajia. Päätavoitteena oli tutustua paikan päällä tulevan kilpailukeskuksen suunnitelmiin, joita esitteli jo tässä vaiheessa mittavan työn tehnyt kenttä- ja huoltopäällikkö Ismo Ojala.
Merkittävä osa eri toimintojen sijoittumispaikoista Jukolan ja Venlojen viestin 2018 varsinaisen kilpailukeskuksen alueelle ja keskuksen lähitienoille on jo käytännössä lyöty lukkoon, mutta joidenkin osalta käytiin vielä tarkentavia keskusteluja.
Ojalan esityksestä kävi ilmi, että yhteyttä eri viranomaisiin on jo pidetty muun muassa liikennejärjestelyjen osalta hyvinkin aktiivisesti. Neuvottelupöydässä ovat olleet esimerkiksi kilpailukeskusta sivuavan tien katkaiseminen tapahtuman ajaksi ja nopeusrajoitusten alentaminen tiellä mahdollisesti jo toukokuun 2018 alusta lähtien.
Sekä järjestäjien että osallistujien oloa varmasti helpottaa, että kilpailukeskukseen ei ole tarvetta kuljettaa vettä säiliöautoilla tapahtuman aikana, sillä liittymä pystytään rakentamaan lähellä kulkevasta kunnan vesijohdosta.
Telttakylien sovittelu on Jukolalle tuttuun tyyliin melkein millimetrin tarkkaa työtä, sillä yksityisille majoittujille yritetään mahduttaa peräti 1.450 telttapaikkaa. Sotilastelttoja alueelle on toiveena saada noin 400 ja seuratelttoja noin 450.
Logistiikkavaliokunnan puheenjohtaja Antti Kumpulainen puolestaan kertoi, että Lahti–Hollola Jukolan liikennöintiä ajatellaan laajempana kuin vain Hälvälän lähialueisiin liittyvänä kokonaisuutena. Muun muassa mahdollisuudet ulkomaalaisten joukkueiden yhteiskuljetusten järjestämiseksi satamista ovat jo työn alla.